Fruithofke Operations · privacy-inhoud bevestigd · activatie afzonderlijk

Privacy-informatie voor Fruithofke Operations

Versie 14 september 2026 · Policy-ID fruithofke-operations-privacy-2026-09-14-v4 · canonieke app-host https://fruithofke.cologydigital.com · de exacte publieke assetbytes zijn SHA-256-gebonden in het compile-time policycontract.

Deze inhoud is namens Fruithofke bevestigd. Deze policy activeert op zichzelf geen deployment, OAuth-koppeling, gegevensuitwisseling of schrijfopdracht. De exacte policyversie moet bij vrijgave overeenkomen met het afzonderlijk goedgekeurde approvalrecord; alle technische en operationele activatiepoorten blijven daarnaast gelden.

Verwerkingsverantwoordelijke en contact

Fruithofke BV
Ondernemingsnummer 0755.969.104 · btw-nummer BE 0755.969.104
Weg naar Zwartberg 4, 3660 Oudsbergen, België
info@fruithofke.be · +32 89 23 30 71

Fruithofke bepaalt waarom en hoe persoonsgegevens in de bestel- en administratieve flow worden verwerkt. Cology Digital bouwt en beheert de Operations-app als technische verwerker in opdracht van Fruithofke en gebruikt deze gegevens niet voor eigen commerciële doeleinden.

Welke gegevens verwerkt de app?

• Bestelling uit Shopify: de noodzakelijke klant- en contactgegevens, het Shopify-orderkenmerk, besteldatum, gewenste lever- of afhaaldatum, order- en regelopmerkingen, artikelen, varianten, besteleenheden, gevraagde aantallen of gewichten, prijsramingen en de toepasselijke klant- of prijsgroep.
• Administratie in Exact: de afgesproken relatie-, artikel-, eenheid-, prijs-, korting- en verkoopordergegevens en de noodzakelijke documentreferenties en statussen voor overdracht en controle.
• Operationele verwerking: de oorspronkelijke bestelling, versies, mappingbeslissingen, pick-/facturatie-eenheid, prijs-laterstatus, overdrachtsstatus, werkelijk ingevulde hoeveelheden en de gegevens die nodig zijn voor een leesbare bestel- of pickbon.
• Toegang en beveiliging: een versleuteld Exact OAuth access- en refresh-token, toegestane administratie, technische vervaltijden, gepseudonimiseerde medewerkerssessies, rol- en MFA-bewijs, koppelingsbevestigingen, eenmalige actienonces en noodzakelijke misbruikpreventiegegevens.
• Technische controle: minimale versleutelde hervat- en reconciliatiecheckpoints en gesaniteerde beveiligingsmetadata voor audit, foutafhandeling, idempotentie, retentie en incidentonderzoek.
• Hostingtelemetrie: Vercel kan technische requestgegevens verwerken, zoals IP-adres, user-agent, pad, queryparameters, tijdstip en foutstatus. De OAuth-callback bevat tijdelijk een eenmalige code en state in de URL.

De app verwerkt alleen gegevens die nodig zijn voor de beschreven werking. Zij gebruikt deze niet voor reclame, profilering of uitsluitend geautomatiseerde besluiten. Wachtwoorden en 2FA-codes voor Exact of Shopify worden niet door de app opgeslagen.

Doelen en rechtsgronden

De app ondersteunt de uitvoering en administratie van bestellingen: een Shopify-bestelling gecontroleerd naar een Exact-verkooporder overdragen vóór het picken, de Exact-bon afdrukbaar maken, gevraagde aantallen of gewichten en opmerkingen behouden, en reconciliëren dat de bedoelde order precies één keer en met de juiste artikelidentiteit is vastgelegd.

Wegen en tellen gebeuren door Fruithofke. Werkelijke hoeveelheden worden handmatig op de bon genoteerd en daarna door een medewerker in Exact verwerkt. Levering, facturatie en latere betaling blijven in Exact en onder verantwoordelijkheid van Fruithofke. Artikel- en prijsvergelijkingen mogen verschillen signaleren, maar tegenstrijdige wijzigingen worden niet stil overschreven.

De verwerking van klant- en ordergegevens is noodzakelijk voor de uitvoering van de bestelling of overeenkomst. Beveiligingslogging, foutreconciliatie en beperkte technische controle steunen op het gerechtvaardigde belang van Fruithofke bij een veilige en aantoonbare administratie. Wettelijk te bewaren verkoop-, leverings-, factuur- en boekhoudgegevens worden door Fruithofke in Exact verwerkt op basis van de toepasselijke wettelijke verplichtingen.

Menselijke controle en prijzen

De oorspronkelijke webshopbestelling en latere werkelijke aantallen of gewichten blijven afzonderlijk herkenbaar. Een technische raming of nulprijs is geen stilzwijgende eindprijs. Een bevoegde medewerker controleert onduidelijke eenheden, ontbrekende prijzen, mappings en provideruitkomsten. De app neemt geen uitsluitend geautomatiseerde beslissing met juridische of vergelijkbare belangrijke gevolgen voor de klant.

Actieve koppelingsbevestiging en intrekking

Vóór de OAuth-doorverwijzing bevestigt een bevoegde Fruithofke-operator actief dat die de koppeling voor de juiste administratie mag activeren, deze policyversie heeft gelezen en Exact toestemming geeft voor de beschreven API-toegang. De checkbox is vooraf leeg. Exact-login, wachtwoord en 2FA blijven bij Fruithofke.

De koppeling kan via de beveiligde operatorpagina en via Exact Security Centre → My app permissions worden ingetrokken. De normale flow vereist eerst bevestigde intrekking bij Exact en verwijdert daarna lokale tokens en hervatcheckpoints. Een noodactie die alleen lokale tokens wist, beweert niet dat de machtiging bij Exact verdwenen is.

Bij authorization_unknown of refresh_unknown bewaart de app uitsluitend een minimale, secret-vrije koppelings- en beveiligingstombstone en de gekoppelde consentregistratie; daarin staan geen OAuth-tokens of auditcheckpoints. Die beperkte records blijven alleen bewaard totdat de externe machtiging aantoonbaar is ingetrokken. Daarna vallen zij onder de gewone cleanuptermijn.

Cookies

• __Host-fh_login_csrf: strikt noodzakelijke Secure/HttpOnly-cookie tegen loginvervalsing, maximaal tien minuten.
• __Host-fh_session: strikt noodzakelijke Secure/HttpOnly-medewerkerssessie, maximaal vier uur.

De Operations-app plaatst geen marketing- of analysecookies.

Bewaring en verwijdering

• OAuth-state: maximaal tien minuten bruikbaar en bij de eerstvolgende dagelijkse cleanup verwijderd.
• Medewerkerssessie: maximaal vier uur bruikbaar en na verval of intrekking bij de eerstvolgende dagelijkse cleanup verwijderd.
• OAuth-tokens: alleen zolang de koppeling nodig en geldig is; lokaal verwijderd bij bevestigde ontkoppeling.
• Tijdelijke queues, claims en checkpoints: alleen zolang overdracht, readback, reconciliatie of een onzekere provideruitkomst dit vereist.
• Gesaniteerde app-audit- en beveiligingsmetadata: maximaal 180 dagen. De dagelijkse cleanup gebruikt een veiligheidsmarge en verwijdert bij een ingestelde maximumtermijn van 180 dagen vanaf 179 dagen.
• Order-, leverings-, factuur- en boekhoudgegevens in Exact: volgens de wettelijke en door Fruithofke vastgelegde bewaartermijnen. Een verwijderverzoek wordt eerst aan die verplichtingen getoetst.
• Onopgeloste authorization_unknown- en refresh_unknown-records: uitsluitend de minimale tombstone en gekoppelde consentregistratie tot de intrekking bij Exact is bevestigd; daarna maximaal de gewone 180-dagenperiode.

De tijdelijke Supabase Free-pilot duurt exact 168 uur vanaf een afzonderlijk vastgelegd activatiemoment. Tijdens die pilot worden geen echte klantorders ingenomen en is maximaal één apart goedgekeurde synthetische ketenproef toegestaan. Versleutelde pilotback-ups hebben zeven dagen retentie, een RPO van maximaal 24 uur en een RTO van één begeleide werkdag. Zonder actuele cleanup- en herstelcontrole blijven nieuwe koppelingen en verwerking geblokkeerd.

Ontvangers, opslag en doorgifte

• Shopify: bron van webshopbestellingen, productinstellingen en de noodzakelijke klant- en ordergegevens.
• Exact Online: bron en bestemming van de afgesproken artikel-, relatie-, prijs- en verkoopordergegevens en verdere leverings- en facturatieadministratie.
• Vercel: hosting van de webapp en API-verzoeken.
• Supabase: PostgreSQL-opslag van versleutelde tokens en noodzakelijke sessie-, consent-, order-, queue- en beveiligingsgegevens.
• Cology Digital: begrensd technisch beheer als verwerker voor Fruithofke.

GitHub bevat broncode en geen productietokens of klantordergegevens. Fruithofke beoordeelt met Cology de toepasselijke verwerkersvoorwaarden, subprocessors, projectregio's en eventuele doorgiftemechanismen. Deze policy belooft daarom niet dat iedere technische verwerking uitsluitend binnen de Europese Economische Ruimte plaatsvindt.

Beveiliging en toegang

Verkeer gebruikt HTTPS. Tokens, gevoelige checkpoints en operationele snapshots worden vóór databaseopslag met contextgebonden versleuteling beschermd. Toegang is bedoeld voor individuele bevoegde medewerkers met MFA en rolgebonden rechten. De database gebruikt beperkte rollen; productiesecrets en Fruithofke-data mogen niet in Preview, Git, chat, screenshots of applicatielogs terechtkomen. Verloren providerantwoorden worden eerst teruggelezen en gereconcilieerd, niet blind opnieuw verzonden.

Uw rechten en klacht

Betrokkenen kunnen via info@fruithofke.be vragen om inzage, correctie, beperking, bezwaar of verwijdering. Fruithofke behandelt het verzoek binnen de toepasselijke wettelijke termijn en controleert eerst eventuele wettelijke bewaarplichten. Deel bij een verzoek geen wachtwoorden, tokens, financiële exports of 2FA-codes.

U kunt ook een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, contact@apd-gba.be, +32 (0)2 274 48 00.

Technische beveiligingsmeldingen zonder persoonsgegevens of geheimen kunnen naar accounts@cologydigital.com.

Terug naar de app · Intrekken en verwijderen · Technische beveiliging